Votre logiciel de caisse est-il vraiment conforme ?
- L'obligation vise les logiciels et systèmes de caisse utilisés pour enregistrer les règlements de clients non assujettis à la TVA, ce qui est le cas de tous vos clients au comptoir.
- Quatre conditions à satisfaire : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données.
- La preuve exigée en cas de contrôle est un document, attestation de l'éditeur ou certificat d'organisme accrédité, que vous devez pouvoir produire immédiatement.
- Le piège n'est pas votre caisse, c'est le second outil qui encaisse en parallèle : billetterie en ligne, terminal de paiement autonome, application de réservation avec acompte.
Ou faites-le résumer par
Si vous encaissez des particuliers et que vous facturez la TVA, votre logiciel de caisse doit répondre à quatre conditions, et vous devez pouvoir le prouver sur demande. La preuve est une attestation de l'éditeur ou un certificat délivré par un organisme accrédité. Le reste de cet article détaille les quatre conditions, la preuve à conserver, et ce qui se passe le jour où un deuxième outil encaisse à côté.
Ce que la loi demande vraiment
L'administration décrit l'obligation dans sa fiche sur la certification des logiciels de caisse, et le détail technique vit dans le bulletin officiel des finances publiques.
Le périmètre est plus large qu'on ne le croit : dès que vous enregistrez le règlement d'un client particulier dans un outil, cet outil entre dans le champ. Ce n'est pas réservé aux grandes caisses tactiles. Loin de là.
Trois cas sont pourtant dispensés, et le bulletin officiel les nomme. Les assujettis bénéficiant de la franchise en base de TVA. Ceux qui relèvent du remboursement forfaitaire agricole. Et ceux qui n'effectuent QUE des opérations exonérées de TVA. S'ajoute un tempérament : l'exploitant dont tous les paiements passent par l'intermédiation directe d'un établissement de crédit n'est pas tenu à l'obligation.
Vérifiez d'abord si vous êtes dans l'un de ces cas. Un petit café en franchise en base n'a rien à faire cette semaine ; les autres, si.
| La condition | Ce que ça veut dire au comptoir |
|---|---|
| Inaltérabilité | Une opération enregistrée ne peut plus être modifiée ni supprimée sans trace |
| Sécurisation | Les données sont protégées contre une altération accidentelle ou volontaire |
| Conservation | Les enregistrements sont gardés, avec leurs clôtures périodiques |
| Archivage | Les données sont figées et restituables dans un format lisible par l'administration |
La première est celle qui surprend. Annuler une ligne est possible. L'effacer ne l'est pas. Une correction laisse une trace, et c'est précisément ce que le contrôle vient regarder.
La preuve, et où elle se trouve
Ce n'est pas votre logiciel qui est contrôlé en premier, c'est votre capacité à prouver qu'il est conforme.
Deux documents possibles : une attestation individuelle délivrée par l'éditeur du logiciel, ou un certificat délivré par un organisme accrédité. Un seul des deux suffit. Mais il doit couvrir la VERSION que vous utilisez.
Trois réflexes qui prennent dix minutes. Retrouvez le document, vérifiez qu'il mentionne bien votre version, et rangez-le là où vous savez le retrouver sans chercher. Si vous ne l'avez pas, demandez-le à votre éditeur par écrit : c'est à lui de vous le fournir.
Et si vous ne savez pas à qui vous adresser, cas fréquent quand la caisse est arrivée avec le fonds de commerce, partez du nom qui s'affiche au démarrage du logiciel plutôt que du contrat, qui est souvent au nom du précédent exploitant.
Ce que vous risquez, en un chiffre
C'est la question qui décide si ce mail part cette semaine ou un jour. L'article 1770 duodecies du code général des impôts prévoit une amende de 7 500 euros par logiciel ou système concerné en cas de défaut de justification.
L'amende n'est pas la fin de l'histoire : une fois appliquée, un délai de soixante jours court pour se mettre en conformité. Passé ce délai sans régularisation, elle peut être appliquée de nouveau.
Un point d'actualité qui joue en votre faveur. La loi de finances pour 2025 avait supprimé la possibilité de justifier par une simple attestation de l'éditeur, ne laissant que le certificat d'organisme accrédité. La loi de finances pour 2026 l'a rétablie : l'attestation individuelle vaut de nouveau preuve depuis février 2026. Si on vous a dit le contraire l'an dernier, l'information a changé.
Le vrai piège : le deuxième encaissement
Votre caisse est conforme. Très bien. Puis vous vendez des billets en ligne pour une soirée, ou vous prenez un acompte sur une réservation de groupe, et une seconde recette existe.
Elle coûte surtout en temps : deux systèmes, deux clôtures, deux exports, et un rapprochement que quelqu'un doit faire à la main chaque mois.
| Ce qui encaisse | Ce que ça crée | Ce qu'il faut décider avant |
|---|---|---|
| Votre caisse au comptoir | La recette du service | Rien, c'est la référence |
| Une billetterie en ligne | Une recette encaissée avant le service | Comment elle rentre dans votre compta |
| Un terminal autonome | Une recette sans ticket rattaché | S'il remonte dans la caisse ou non |
| Un acompte de réservation | Un produit constaté d'avance | Quand il devient du chiffre d'affaires |
La question à poser avant de choisir un outil n'est donc pas « est-il conforme » mais « comment sa recette arrive-t-elle dans ma comptabilité ». Un export exploitable par votre comptable vaut mieux qu'un tableau de bord joli.
Deux points pratiques à trancher au même moment. La TVA d'abord : un billet d'entrée et une consommation ne relèvent pas forcément du même taux, et le mélange se règle à la source plutôt qu'en fin d'exercice. L'acompte ensuite : il n'est pas du chiffre d'affaires tant que la prestation n'a pas eu lieu, ce qui change le mois où il apparaît.
Ce que ça change au moment de vendre des billets
Beaucoup de gérants abandonnent une billetterie non pas parce qu'elle marche mal, mais parce qu'elle crée un travail comptable que personne n'avait chiffré.
Trois questions à poser avant de signer, et elles se répondent en une phrase chacune. L'outil produit-il un export comptable, dans quel format, et à quelle fréquence. Sépare-t-il les taux de TVA sur une même vente. Distingue-t-il un acompte d'un paiement complet.
Si les trois réponses sont floues, le coût réel de l'outil n'est pas son abonnement, c'est l'heure mensuelle de votre comptable. C'est le même raisonnement que celui de notre article sur la privatisation et les groupes entreprise, qui traite l'acompte et la politique d'annulation du côté commercial : ce qu'on ne pose pas par écrit finit par se payer ailleurs.
Le cas de la soirée gratuite est plus simple et vaut la peine d'être noté : une inscription sans paiement ne crée aucune recette, donc aucun sujet de caisse. C'est un argument de plus en faveur du format décrit dans notre article sur les soirées sans billet, au moins pour se lancer. Et si vous encaissez, la billetterie et le fichier client doivent au minimum vous rendre un export que votre comptable ouvre sans vous appeler.
Les quatre choses à vérifier cette semaine
- Retrouvez l'attestation ou le certificat de votre logiciel de caisse, et vérifiez qu'il couvre bien la version que vous utilisez.
- Rangez-le avec votre registre de sécurité et vos attestations d'assurance : c'est le même tiroir et le même réflexe.
- Vérifiez d'abord si vous êtes dispensé : franchise en base, exonérés, forfait agricole, ou paiements passant tous par votre banque.
- Listez TOUT ce qui encaisse chez vous, caisse comprise : terminal de paiement de la banque, billetterie, acomptes de groupe.
- Pour chaque outil de cette liste, notez comment sa recette arrive dans votre comptabilité, et qui fait le rapprochement.
Questions fréquentes
Quel logiciel de caisse est obligatoire pour un bar ou un restaurant ?
Aucune marque n'est imposée. L'obligation porte sur quatre conditions que le logiciel doit satisfaire : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données d'encaissement. Elle s'applique dès que vous enregistrez dans un outil les règlements de clients particuliers, ce qui est le cas de tout service au comptoir ou en salle.
Qui est dispensé de l'obligation de logiciel de caisse conforme ?
Le bulletin officiel des finances publiques nomme trois cas : les assujettis bénéficiant de la franchise en base de TVA, ceux relevant du remboursement forfaitaire agricole, et ceux qui n'effectuent exclusivement que des opérations exonérées de TVA. Un tempérament s'ajoute pour l'exploitant dont tous les encaissements passent par l'intermédiation directe d'un établissement de crédit.
Comment prouver que ma caisse est conforme en cas de contrôle ?
Par un document, et vous devez pouvoir le produire immédiatement : soit une attestation individuelle délivrée par l'éditeur du logiciel, soit un certificat délivré par un organisme accrédité. Un seul des deux suffit, à condition qu'il couvre la version que vous utilisez réellement. Si vous ne l'avez pas, demandez-le à votre éditeur, qui est tenu de vous le fournir.
Une billetterie en ligne doit-elle être conforme aussi ?
Dès qu'un outil enregistre le règlement d'un client particulier, il entre dans le champ de l'obligation. La question pratique est cependant ailleurs : un second système d'encaissement crée une seconde recette, donc une seconde clôture et un rapprochement comptable mensuel. Demandez avant de choisir quel export l'outil produit et dans quel format.