Combien facturer une privatisation : les trois bases de calcul, et ce que le devis doit afficher

Un groupe vous demande un prix pour la salle un jeudi soir. Vous lancez un chiffre, il négocie, vous baissez. Le problème n'est pas le montant, c'est qu'il n'était assis sur rien. Une privatisation se facture sur une base, et cette base se choisit avant le premier échange.

Quelle base choisir : minimum de consommation, forfait par tête ou location sèche ?

Réponse directe : le minimum de consommation pour un groupe qui reste au bar, le forfait par tête dès qu'il y a de la nourriture, la location sèche presque jamais. Le tableau dit pourquoi.

La ligne du milieu est celle qui demande le plus de calcul, et c'est celle qui rapporte le plus quand elle est bien faite.

Le minimum de consommation : simple, et souvent trop bas

Le groupe s'engage sur un montant, il consomme ce qu'il veut, et si l'addition n'atteint pas le montant, il paie la différence. Aucun calcul de marge à l'avance. Aucun buffet à dimensionner.

Le piège est dans le chiffre. Un minimum fixé à ce que le groupe aurait consommé de toute façon ne garantit rien : il vous fait seulement bloquer une salle pour une recette de soirée ordinaire. Le minimum se fixe par rapport à ce que la salle rapporte quand elle est ouverte à tous ce soir-là, plus ce que vous refusez en la fermant. Sur un jeudi creux, ce total est bas et la privatisation est presque toujours gagnante ; sur un vendredi, il est élevé et le groupe doit le savoir. C'est le raisonnement de ce que rapporte vraiment une soirée, appliqué à une salle fermée.

Le forfait par tête : la base qui se calcule à l'envers

Un prix par personne, pour un contenu défini : deux verres et un buffet, un repas en trois plats, un cocktail d'une heure. Le groupe sait ce qu'il paie. Vous savez ce que vous servez.

Le forfait se construit à l'envers, jamais en additionnant les prix carte. Partez de la marge que la soirée doit vous laisser, ajoutez le coût matière du contenu promis et le personnel que le format impose, divisez par le nombre de personnes annoncé, et arrondissez au-dessus. Puis fixez la règle du nombre. Le forfait se facture sur le nombre confirmé trois jours avant, pas sur les présents du soir. Sans cette règle, un groupe de trente annoncé qui arrive à dix-huit vous laisse un buffet pour trente et une facture pour dix-huit.

La taille du groupe change tout, et elle se lit avant le premier message : quelles structures répondent vraiment dit où passer son heure de prospection. Et le forfait de trente personnes n'est pas celui de dix multiplié par trois : au-delà d'un certain nombre, la salle change de géométrie, ce que privatiser une partie de votre salle explique côté sécurité.

La location sèche, et pourquoi elle est rarement la bonne

Un montant pour la salle, point. Le groupe apporte ce qu'il veut, vous ne servez rien, vous ne vendez rien.

Elle convient à une réunion. Ou à un tournage. Elle ne convient pas à une soirée, pour une raison simple : votre outil de travail, c'est le bar, et une location sèche l'éteint. Un groupe qui apporte ses bouteilles dans une salle louée pose en plus une question de licence et de responsabilité que vous n'avez pas envie de poser un vendredi soir. Si un client la demande, répondez par un minimum de consommation : il aura sa salle, et vous garderez votre métier.

Ce que le devis doit afficher, et à quel taux

Le prix que vous écrivez est celui que le client paiera, toutes taxes comprises, service compris. Ce n'est pas un usage : l'arrêté du 27 mars 1987 sur l'affichage des prix dans les établissements servant des repas ou des boissons à consommer sur place impose d'afficher les prix effectivement payés, avec la mention du service compris. Un devis en hors taxes à un groupe de particuliers, ou un « frais de service » qui apparaît sur la facture finale, contredit ce que le client a lu.

La TVA, elle, se ventile. Un forfait qui comprend un repas et du vin porte deux taux : la part nourriture et boissons sans alcool à 10 %, la part boissons alcoolisées au taux normal de 20 %, comme le prévoit la doctrine sur les ventes à consommer sur place. Le devis n'a pas à détailler la ventilation au client, mais votre facture et votre déclaration doivent la porter, et un forfait pensé « tout à 10 % » vous fait rendre de la marge en fin de trimestre.

Dernier point : l'acompte. Sauf mention contraire écrite, une somme versée d'avance est une arrhe au sens de l'article L214-1 du code de la consommation : le client peut se dédire en la perdant, vous pouvez vous dédire en la rendant au double. Si vous voulez un acompte, un engagement ferme des deux côtés, écrivez-le sur le devis. Le mot, et la règle. Ce que vous demandez à la signature dépend du client : notre guide sur la privatisation recommande 30 à 50 % à une entreprise, et travailler avec un BDE explique pourquoi une association étudiante n'a pas cette trésorerie.

Pour trouver les groupes à qui envoyer ce devis, la prospection de groupes repère les entreprises et les associations autour du lieu et tient la liste à jour.

Ce que le devis contient, ligne par ligne

• La base de calcul, nommée : minimum de consommation, forfait par tête ou location, et jamais deux à la fois.
• Le prix toutes taxes et service compris, le seul que le client lira.
• Le contenu servi, décrit ligne par ligne, et ce qui se paie en plus.
• Le nombre confirmé à J-3 comme base de facturation, écrit.
• Le mot « arrhes » ou le mot « acompte », avec ce qui se passe si l'un des deux se dédit.
• La ventilation de TVA, pour vous, pas pour le client : elle vous évite de rendre de la marge après coup.